Configuração: Crie um ambiente casual e acolhedor inspirado em um café, ou seja, pequenas mesas redondas cobertas de papel, marcadores coloridos, plantas ou flores, e itens opcionais para usar como "palito falante". Deve haver de 4 a 6 cadeiras por mesa.

Boas-vindas e introdução: Comece dando as boas-vindas ao grupo e fazendo uma introdução ao processo World Café. Estabeleça o contexto, compartilhe as diretrizes e deixe os participantes à vontade. Você pode acessar ao site do World Café para obter mais informações e diretrizes para este exercício.

Perguntas: Cada rodada é orientada por uma pergunta ou conjunto de perguntas que atendem ao contexto específico e o propósito da sessão. Pode haver uma única pergunta para todas as mesas ou diferentes perguntas para cada uma das mesas discutirem. As perguntas podem também ser usadas para mais de uma rodada ou podem ser construídas umas sobre as outras para orientar a conversa para uma direção específica.

As perguntas devem ser convincentes, abertas, energizantes e relevantes para o contexto. As perguntas geralmente são definidas pelos próprios participantes e criadas antes da sessão começar.

Rodadas em pequenos grupos: O processo começa com a primeira de três ou mais rodadas de conversação de vinte minutos para as mesas. Durante as rodadas, os participantes exploram a questão em foco de forma aberta. Cada mesa deve designar um “host” para suportar a discussão , tomando cuidado para não liderar o grupo. Pelo menos uma pessoa deve ter a responsabilidade de registrar a conversa em papel, usando palavras e desenhos.

No final de cada rodada de vinte minutos, os participantes passam uma nova mesa. Uma pessoa permanece em cada mesa como um "anfitrião de mesa" para a próxima rodada, dando as boas vindas ao próximo grupo e contando, brevemente, sobre o que aconteceu na rodada anterior.

Colheita: Após participar das rodadas em outras mesas (ou entre as rodadas, conforme desejado), os participantes são convidados a compartilhar as informações ou outros insights de suas conversas com as outras mesas.

Consulte o site do World Cafe para conhecer recursos adicionais e diretrizes.